Ciudad de México.- Si recién te diste de alta en el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y eres principiante en el mundo de la facturación electrónica, aquí verás ocho consejos que te ayudarán a realizar esta labor como todo un experto en contabilidad. ¡Toma nota!
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- ¿Qué son las facturas?
Por si no estás enterado, las facturas son documentos de índole comercial con validez legal y fiscal, los cuales contienen información sobre la compra-venta de productos o servicio.
En otras palabras, se trata de un documento que acredita de 'manera oficial' una transacción, pues tanto el producto como el el vendedor están registrados.
- ¿Quiénes deben hacer facturas?
En México, las personas físicas y las personas morales son quienes están obligados a tramitar facturas, pues con estas se comprueba la venta de servicios o productos.
Ahora bien, si ya te registraste en el SAT y debes empezar a facturar, estos ocho consejos te ayudarán a que el trámite sea mucho más sencillo y no tengas problemas al momento de presentar tu Declaración Anual de Impuestos. ¡Anota los que más te funcionen!
- Mantente pendiente de los cambios en el SAT
A través de las redes sociales del SAT y del Buzón Tributario se dan notificaciones sobre nuevas reglamentaciones o errores en las facturas 'comunes' en contribuyentes. Trata de estar pendiente de los cambios que señalen, así no te tomarán por sorpresa con cambios para las facturaciones.
- Agenda un día para realizar tus facturas
Algo que debes considerar es que la facturación es una actividad administrativa por lo que, si no tienes contratado un contador, lo mejor que puedes hacer es agendar en tu semana un tiempo para realizar estos documentos.
Si no los entregas al instante a tus clientes, es posible que pierdas seriedad. Asimismo, si no las creas de forma ordenada, podrías confundirte en documentación y tener un gran caos. ¡Más vale prevenir!
- Ordena tus facturas por mes
Ahora bien, lo mejor que puedes hacer tanto por tus facturas como por tus finanzas personales, es que una vez al mes te sientes a ordenar todas las facturas que hayas realizado; así tendrás menos problemas al presentar tu declaración anual y también podrás analizar qué tantos clientes tuviste en los 30 días.
Como ya se mencionó, la facturación requiere de mucha administración y cierta disciplina.
- Actualiza y ordena siempre la información de tus clientes
Ya sea que crees un directorio físico o digital en cuadros de cálculo, lo mejor siempre será que tengas ordenada la información de tus clientes, como el Registro Federal del Contribuyente (RFC), su domicilio fiscal, el uso del CFDI y datos de contacto inmediato.
De igual forma, te servirá mucho que cada que les ofrezcas tus servicios o productos les preguntes si toda la información sigue igual; de lo contrario, podrías tener problemas.
- Antes de emitir una factura, lee bien con atención todos los detalles
Revisar tus facturas antes de emitirlas te ayudará a evitar errores, los cuales podrían ser un gran problema para tu cliente o para ti. No esperes a que ellos te señalen las fallas, ve siempre un paso adelante.
Recuerda que las facturas son documentos oficiales.
- Busca el programa adecuado para que factures
Aunque el SAT tiene el programa para que crees tus facturas electrónicas, hay varios programas que pueden ayudarte a realizar estos documentos de una forma más sencilla. Busca el programa que mejor que te quede o bien, asesórate bien sobre cómo funciona el programa del SAT.
- Envía tus facturas al mismo tiempo que los archivos XML.
Es muy común que cuando se realiza la factura se obtenga el documento en formato PDF, con el cual la se cree que la factura es un hecho, sin embargo, no es así.
A la par que se crea una factura, se obtiene un archivo XML, el cual se genera por el sistema de facturación y verifica que el documento sea correcto. Recuerda siempre enviar tanto el PDF como este archivo para evitar problemas.
- Crea aun respaldo de tus facturas
Aunque no lo creas, el SAT le sugiere a los contribuyentes guardar sus archivos por lo menos durante cinco años, por lo que tener un respaldo de tus facturas, ya sea en un disco duro u otra forma de almacenamiento es indispensable.
Asimismo, con estos documentos, si es que se llega a presentar un problema ante el SAT podrás comprobar tus movimientos y aclarar cualquier situación.
Recuerda que si tienes problemas para facturar, lo mejor que puedes hacer es contratar los servicios de un contador o de otro especialista; esta clase de servicios también son inversiones para tu economía.
Fuente: SAT, El Economista, Forbes